Saber con certeza quién ficha
Que cada persona se identifique de forma individual (un PIN propio, no una firma que cualquiera puede copiar) y que nadie pueda fichar por otra.
Guía · Registro de jornada
El registro de jornada: qué es y cómo llevarlo en tu negocio
Las empresas en España tienen que registrar la jornada de cada persona que trabaja. Aquí tienes lo esencial, sin jerga, y cómo se lleva en la práctica.
La norma
Qué dice el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores
Es el artículo que obliga a llevar el registro de jornada. Esto es lo que dice, dicho de forma sencilla.
- La empresa tiene que garantizar un registro diario de la jornada de cada persona trabajadora.
- Ese registro debe incluir el horario concreto de inicio y de finalización de la jornada.
- Cómo se organiza y se documenta se pacta en el convenio colectivo o en un acuerdo de empresa; si no hay ninguno, lo decide la empresa después de consultar a los representantes legales de los trabajadores.
- El registro se conserva durante cuatro años.
- Debe estar a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
La obligación se introdujo en 2019 y alcanza a todas las empresas, también a las pequeñas.
En la práctica
Qué conviene que tenga tu registro
La ley pide la hora de inicio y de fin de cada jornada. Para que el registro sirva de verdad el día que alguien lo pida, conviene además tres cosas.
Que las correcciones se vean
Equivocarse es normal: se olvida una salida o se ficha tarde. Lo importante es que la corrección no sustituya al original y diga quién la hizo y por qué.
Poder entregarlo
Que cada persona consulte sus horas, y que puedas enseñar o enviar el registro a sus representantes o a la Inspección sin montar un archivo a mano.
Papel, hoja o programa
Cómo se suele llevar, y qué cambia con cada forma
Las normas sobre el formato del registro pueden cambiar, así que confirma con tu asesor cuál te corresponde. Esta es la diferencia práctica entre las tres formas más habituales.
En papel
Es sencillo y no depende de la electricidad. Pero se puede corregir o rehacer sin que quede rastro, hay que archivarlo cuatro años y encontrar una hoja concreta lleva tiempo.
En una hoja de cálculo
Es cómoda de repasar y de sumar. Pero cualquiera con acceso puede cambiar una celda sin que nadie lo note, y no demuestra quién escribió cada hora.
Con un programa de registro
Cada persona ficha con su propia identificación, cada corrección queda anotada y el registro se guarda y se entrega ordenado. Es lo que hace Dilu.
Con Dilu
Cómo se lleva el registro con Dilu
Se ficha con un PIN
Cada persona entra y sale con su PIN de 6 cifras en una tablet o un PC del centro, o con su móvil leyendo un código QR que cambia cada pocos segundos. Si se va internet, se sigue fichando.
El día se cierra solo
El último en salir cierra el día con su PIN o, si nadie lo hace, se cierra a la hora de corte del centro. Una salida olvidada queda marcada y se corrige después, sin inventar horas.
Todo queda guardado y a mano
Informes en PDF al cerrar cada día y cada mes, «Mis registros» para cada persona y un enlace de solo lectura, que caduca, para la gestoría o la Inspección.
Dilu solo registra y entrega. Los horarios previstos, las horas extra, las vacaciones y las nóminas los gestiona tu programa de gestión.
Preguntas frecuentes
Preguntas sobre el registro de jornada
¿Cuánto tiempo hay que conservar el registro de jornada?
Cuatro años, según el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores. Dilu los conserva y puedes exportarlos completos en cualquier momento.
¿Quién puede pedir ver el registro?
Las personas trabajadoras, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo y Seguridad Social. En Dilu, el administrador crea un enlace de solo lectura con caducidad para quien lo necesite, y cada uso queda anotado.
¿Qué pasa si alguien se olvida de fichar la salida?
En Dilu, al cerrar el día esa salida queda marcada como olvidada y no suma horas. La próxima vez que la persona fiche se le pregunta a qué hora salió, y un encargado también puede corregirla. La corrección es un fichaje nuevo: el original se conserva.
¿Se puede fichar en nombre de otra persona?
No con Dilu: cada PIN es individual, se bloquea tras varios intentos fallidos y cada fichaje lleva el dispositivo y la hora del servidor.
¿También las empresas pequeñas tienen que llevarlo?
Sí: la obligación no depende del tamaño de la empresa. Si tienes dudas sobre tu caso, pregúntaselo a tu asesor laboral.
¿Sirve Dilu para cumplir con el registro?
Está pensado para el registro de jornada del artículo 34.9. Cada empresa decide cómo organiza su registro, así que conviene consultarlo con el asesor laboral.
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Dilu es un registro de jornada: no gestiona horarios, saldos de horas, vacaciones ni nóminas. Eso lo hace tu programa de gestión; nosotros nos ocupamos de que lo fichado sea fiable.